Yleiset kokous-
ja ryhmävarausten toimitusehdot

1. Hinnat

Annetut hinnat ovat esitetty euroissa ja sisältävät arvonlisäveron Suomen verolakien ja -määräysten mukaisesti. Varjola pidättää oikeuden muuttaa hintoja, jos kustannukset odottamattomasti nousevat (mukaan lukien verot, polttoaineiden hinnat, mutta rajoittumatta niihin), jotka eivät ole Varjolan valvonnassa. Kaikissa Varjolan suoraan toimittamissa ohjelmissa, palveluissa ja matkoissa noudatetaan näitä yleisiä ehtoja.

2. Järjestelyveloitus

Tilat ovat maksullisia, mikäli tarjouksessa ei toisin mainita. Kokous- ja ryhmätyötiloista peritään erillinen tilavuokra tai se on sisällytetty päivä- tai kokouspakettiin. Kalustemuutoksista, lisäkalusteista ja muista järjestelyistä voidaan veloittaa erikseen. Äänentoistosta, AV- palveluista ja -laitteista, jotka eivät kuulu ravintolan/kokoustilan perusvarustukseen, voidaan veloittaa erikseen. Mikäli tarjoilujen toimittaja tilaajan toivomuksesta hankkii erikoislupia, esim. luvan pidennettyyn anniskeluun tai ilmoituksen tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta, ryhtyy erikoisjärjestelyihin kuten ohjelman, orkesterin, somistuksen ja rakennelmien tms. hankintaan, sitoutuu tilaaja vastaamaan kaikista näistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista.

3. Maksutavat ja -ehdot

Maksutapa tulee vahvistaa varauksen vahvistamisen yhteydessä. Mahdolliset maksutavat ovat pankki- tai luottokortti, käteinen, ennakkolasku tai jälkilaskutus. Tilaajaa voidaan laskuttaa jälkikäteen ainoastaan, jos tilaaja on Varjolan laskutusasiakas. Laskun maksuehto on 14 päivää netto, ja viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti.
Laskutettavista varauksista tulee sopia aina etukäteen. Ainoastaan suoraan Varjolaan, Varjolan verkkosivujen tai myyntipalvelun, sekä GDS-kanavien kautta tehtyjä varauksia voidaan jälkilaskuttaa. Laskutuksesta tulee sopia varauskohtaisesti myyjän/ sopimuksen tekijän kanssa ennakkoon, myös silloin kun kyseessä on GDS-kanavan kautta tehty varaus. Mikäli laskutuksesta ei ole sovittu myyjän/sopimuksen tekijän kanssa etukäteen, varaus tulee maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla. Uusilla jälkilaskutusasiakkailla jälkilaskutettavan laskun summan tulee olla vähintään 500€. Jos laskun loppusumma on vähemmän kuin 500€, laskua ei lähetetä. Varaus tulee tällöin maksaa paikan päällä käteisellä tai luottokortilla.

4. Varauksen takaus

Kaikki varaukset tulee taata luottokortilla vahvistuksen yhteydessä. Takausta varten tarvitaan luottokorttinumero, kortin haltijan nimi sekä kortin viimeinen voimassaoloaika. Laskutusasiakkaat voivat taata varauksen vaihtoehtoisesti yrityksen nimeen.

5. Vastuut

Tilaajan vastuu
Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai tilaisuuteen osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai toimipisteen irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa toimipisteeseen tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan toimipisteen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Vahingon sattuessa Varjola laskuttaa korjaus-, siivous- tms. muut kulut tilaajalta.

Ohjelmapalvelujen järjestäjän vastuu
Kuljetusvahinkojen korvausvastuuta ohjaa liikennelaki (Suomessa tai kansainvälisesti voimassa olevat sopimukset). Varjola ei ole vastuussa epäsuorista tai odottamattomista vahingoista, kuten tavaran hävittämisestä tai vastaavasta. Varjola ei ole vastuussa vahingoista, jotka aiheutuvat ylitsepääsemättömistä tai odottamattomista syistä, joita Varjola ei voinut estää. Tällaisia motiiveja ovat esimerkiksi sotaoperaatiot, luonnonkatastrofi, tartuntatauti, lakko ja vastaavat tapahtumat. Varjola on vastuussa siitä, että matkustajille ilmoitetaan heti tästä ja pyrkii toimimaan siten, että matkustajan kärsimät vahingot pysyvät mahdollisimman pieninä. Matkustajalla on oikeus korvaukseen (henkilölle, esineelle tai omaisuudelle aiheutuneesta vahingosta), joka on aiheutunut järjestäjän suoritusvirheestä, jos virhe tai onnettomuus johtuu huolimattomuudesta. Korvausvaatimus on esitettävä kirjallisesti liikenteenharjoittajalle viimeistään kahden viikon kuluttua matkan päättymisestä, jollei ajanjakson jatkamiselle ole erityistä syytä.

Kaikki oppaamme ovat sitoutuneet omaan koulutusohjelmaamme ja ovat erittäin päteviä. Turvallisuusohjeet annetaan tarvittaessa. Ajotunnissa, jonka aikana osallistujille kerrotaan tekniikasta ja turvallisuussäännöistä. Ohjeet annetaan englanniksi tai suomeksi.

7. Varausehdot

7.1 Tilausvahvistus ja henkilömäärän tarkentaminen

Tilausvahvistuksen tulee sisältää:
henkilömäärä
aikataulu ja tilaisuuden sisältö, tarjoilut ja tarjoiluajat sekä mahdolliset erikoisruokavaliot ja allergiat
pöytämuoto, tarvittavat kokousvälineet ja opastetaulun teksti
tilaisuuden isäntien/emäntien nimet ja yhteystiedot

Yli 20 henkilön tilaisuudet
tilausvahvistus viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta
tämän jälkeen henkilömäärää voi tarkentaa +/- 10 %:a
lopullisena laskutusperusteena on kuusi (6) arkipäivää ennen tilaisuutta vahvistettu henkilömäärä

1-19 henkilön tilaisuudet
tilausvahvistus viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta
laskutusperusteena on tilausvahvistuksen yhteydessä vahvistettu henkilömäärä

Mikäli tilausvahvistusta ei ole toimitettu määräaikaan mennessä, pidätämme oikeuden valita tilaisuuteen tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu ja sopia tilaisuuden aikataulu. Jos määräajan jälkeen tehdään muutoksia, on Varjolalla oikeus tarkistaa tilaisuuden hinta, periä erillinen tilavuokra, vaihtaa varattu tila toiseen sekä neuvotella muut tilaisuuden yksityiskohdat uudelleen.

7.2 Peruutusehdot

Tilaajan tekemä tilaus on sitova. Tilaaja voi kuitenkin peruuttaa tilauksen, jolloin Varjola veloittaa peruutuksesta tilauksen koosta ja peruutusajankohdasta riippuen alla olevan taulukon mukaisesti.
Mikäli tilaisuuden yksityiskohtia ja tarjoiluja ei ole sovittu, on peruutusehtoveloituksen perusteena ko. tilaisuuden tarjouksen mukainen tilavuokra sekä tarjoiluiden osalta tarjouksen edullisin kokouspaketti ja/tai menu.
Peruutuspyyntö on tehtävä kirjallisesti työaikoina Suomessa. Pyydetyt peruutukset edellyttävät Varjolan kirjallista suostumusta.

Tilaisuuden koko
Peruutusajankohta ja –ehto

1-10 hlöä
14 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta – ei veloitusta
7-13 vrk ennen tilaisuutta – 50 % tilauksen arvosta
4-6 vrk ennen tilaisuutta – 75 % tilauksen arvosta
0-3 vrk ennen tilaisuutta – 100 % tilauksen arvosta

11-30 hlöä
30 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta – ei veloitusta
14-29 vrk ennen tilaisuutta – 50 % tilauksen arvosta
8-13 vrk ennen tilaisuutta – 75 % tilauksen arvosta
0-7 vrk ennen tilaisuutta – 100 % tilauksen arvosta

31-80 hlöä
60 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta – ei veloitusta
30-59 vrk ennen tilaisuutta – 50 % tilauksen arvosta
14-29 vrk ennen tilaisuutta – 75 % tilauksen arvosta
0-13 vrk ennen tilaisuutta – 100 % tilauksen arvosta

81-150 hlöä
60 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta – ei veloitusta
30-59 vrk ennen tilaisuutta – 50 % tilauksen arvosta
14-29 vrk ennen tilaisuutta – 75 % tilauksen arvosta
0-13 vrk ennen tilaisuutta – 100 % tilauksen arvosta

yli 150 hlöä
60 vrk tai aiemmin ennen tilaisuutta – ei veloitusta
30-59 vrk ennen tilaisuutta – 50 % tilauksen arvosta
14-29 vrk ennen tilaisuutta – 75 % tilauksen arvosta
0-13 vrk ennen tilaisuutta – 100 % tilauksen arvosta

7. Vastuut

Vastuuvakuutus
Varjolalla on yleinen vahinko- ja omaisuusvahinkovakuutus paikallisen Tapiola- ryhmän (Lähitapiola) ehtojen mukaisesti.

Liikennevakuutus
Kaikilla Suomessa liikenteessä käytettävillä linja-autoilla tai muilla moottoriajoneuvoilla on oltava voimassa oleva liikennevakuutus. Onnettomuuden aiheuttaneen ajoneuvon voimassa oleva liikennevakuutus kattaa liikenneonnettomuuden aiheuttamat vahingot tai vammat. Säännösten mukaan jokaisella liikenneonnettomuuden osallisella on oikeus saada korvausta sairaanhoidon, kipun ja kärsimyksen sekä vamman kustannuksista liikennevakuutuksen ehtojen sekä Suomen lakien ja asetusten mukaisesti. Korvaukset perustuvat tariffeihin Suomen lakien ja asetusten sekä Suomen viranomaisten määräysten mukaisesti.
Jos vahingon kärsinyt on tahallisesti tai törkeästä huolimattomuudesta aiheuttanut omaa vahinkoa, vahingon kärsineellä ei ole oikeutta korvaukseen.
Varjola ei ole vastuussa mistään välittömistä, epäsuorista tai välillisistä menetyksistä, vammoista tai vahingoista, jotka johtuvat tapahtumista tai onnettomuuksista siirron aikana, paitsi siltä osin kuin tällainen menetys, loukkaantuminen tai vahinko johtuu tahallisuudesta tai törkeästä huolimattomuudesta. Henkilökohtainen matkavakuutus on siksi erittäin suositeltava.

Omavastuu
Kaikki palveluissa käytetyt liikennevälineet ovat vakuutettuja Suomen lain edellyttämällä tavalla, ja vakuutukseen sovelletaan edellä mainittuja liikennevakuutusehtoja.
Moottorikelkka- ja mönkijäsafarin osallistuja on vastuussa hänelle vuokratulle kelkalle/mönkijälle aiheutuneista vahingoista. Varjola pidättää oikeuden muuttaa kaikkien retkien reittiä ja kestoa tarvittaessa vallitsevien sää- ja lumiolosuhteiden mukaan tai jos se katsotaan suositeltavaksi osallistujien ja eläinten turvallisuuden ja mukavuuden vuoksi. Varjola pidättää oikeuden keskeyttää safarin, jos osallistuja nähdään mahdollisena vaarana itselleen ja osallistuville eläimille tai muille.
Omavastuuosuus on maksimissaan 800 € / kelkka tai mönkijä / vahinkotapaus.
Joissain ohjelmissa on mahdollisuus ennakkoon maksettua lisämaksua vastaan pienentää omavastuu osuutta. Kuljettajan on oltava vähintään 18 v. täyttänyt ja hänellä on oltava voimassa oleva ajokortti. Moottorikelkalla ajo alkoholin ja/tai muiden päihteiden alaisina on kielletty Suomen laissa. Tässä tapauksessa asiakas ei ole oikeutettu maksun palautukseen. Suomen lain mukaan moottorikelkalla ajavan ja/tai matkustavan on käytettävä kypärää.

8. Muut vammat

Varjola voidaan pitää vastuussa vain henkilövahinkoista tai aineellisista vahingoista, jotka johtuvat onnettomuuksista, jotka ovat tapahtuneet tarjottujen palvelujen suorittamisen aikana ja jotka johtuvat Varjolan tai sen työntekijöiden tai alihankkijoiden huolimattomuudesta tai viallisten laitteiden toimittamisesta. Varjola ei ole vastuussa vahingoista, jotka on korvattava asiakkaan matkavakuutuksella. Henkilökohtainen matkavakuutus on aina erittäin suositeltavaa. Safarit voivat olla fyysisesti vaativia ja osallistujat voivat altistua erityyppisille fyysisille rasituksille. Jos kuluttajalla on sairauksia tai rajoitteisuuksia (esimerkiksi sydänsairaus, astma, diabetes, epilepsia, selkä- tai lonkkaongelmat), jotka voivat vaikuttaa hänen kykyyn osallistua palveluihin, tai jos hän on raskaana, hän tulisi ennen palveluihin osallistumista kuulla lääketieteen asiantuntijoita hänen kyvystään osallistua kyseiseen palveluun. Jos asiakkaalla on tällainen sairaus tai rajoitteisuus, hän myöntää osallistuvansa palveluun omalla vastuulla.
Kaikki ohjelmissa käytettävät eläimet koulutetaan, mikäli toiminta on mahdollista. Kaikkia eläimiä pidetään ja pidetään voimassa olevan suomalaisen lainsäädännön ja eläinten hyvinvointia koskevien standardien mukaisesti.
Eläinten käyttäytymistä ei kuitenkaan voida koskaan ennakoida täysin, ja siksi riskien vähentämiseksi on noudatettava annettuja turvallisuus- ja muita ohjeita.

9. Sovellettava laki ja oikeuspaikka

Sopimuspuolet pyrkivät ratkaisemaan riidat yhdessä neuvottelemalla. Jos sopimukseen ei päästä neuvottelemalla riidat sovitaan Keski-Suomen käräjäoikeudessa. Sopimukseen sitoudutaan noudattaen Suomen lakia. Varjola ei ole vastuussa muutoksista, jotka aiheuttavat huomauttamista tämän julkaisun jälkeen ja jotka eivät ole hallinnassamme, esimerkiksi ylivoimainen este (lakko, tulipalo, vesivahinko, luonnon katastrofi , pandemia jne.) Varjola pidättää oikeuden muutoksiin.


Muita ajankohtia 31.5.2020 jälkeen koskevat seuraavat peruutusehdot:

Ryhmävaraukset ja tilaisuudet
Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista tai olosuhteista ja luettelossa mainitaan epidemia tai pandemia tällaisena olosuhteena, voidaan koronavirusta pitää ylivoimaisena esteenä.
Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista tai olosuhteista ja epidemiaa tai pandemiaa ei erikseen tällaisena olosuhteena mainita, koronavirusta ei pidetä ylivoimaisena esteenä, elleivät viranomaiset erikseen ole julistaneet kieltoa joukkojen kohtaamisesta hotelleissa (viranomaisten suositus tai ohjeistus ei ole riittävä peruste force majeur -säännön soveltamiseen).
Suomen viranomaisten 12. maaliskuuta 2020 ilmoittama kielto, joka koskee julkisten kokousten ja julkisten tapahtumien pitämistä, ei sinänsä koske hotellin päivittäistä toimintaa (ts. huoneiden vuokrausta, aamiaista, illallista jne.), vaan sellaisia yleisölle osoitettuja tapahtumia, joihin osallistuu yli 500 osallistujaa. Kielto ei tällä hetkellä koske yksityisiä kokoontumisia tai yritystapahtumia (esimerkiksi konferensseja, joita ei ole osoitettu yleisölle).
Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen sisältyy yleinen ylivoimainen este, määrittelemättä erityisiä tapahtumia tai olosuhteita, tai jos asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa ei määritellä ylivoimaista estettä, koronan puhkeamista ei pidetä ylivoimaisena esteenä, elleivät viranomaiset erikseen ole julistaneet kieltoa joukkojen kohtaamisesta hotelleissa (viranomaisten suositus tai ohjeistus ei ole riittävä peruste force majeur -säännön soveltamiseen).
Tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa määritellään ylivoimaiset esteet yksipuolisesti vain hotellin toimesta tai niitä ei määritellä lainkaan, asiakas ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen.

 


Turvallisuus Varjolassa

Asiakkaidemme ja työntekijöidemme turvallisuus on meille ensisijaista. Minimoidaksemme koronaviruksen (COVID-19) leviämisen, Varjola on ryhtynyt toimenpiteisiin asiakkaidemme, henkilöstömme ja yleisen turvallisuuden ylläpitämiseksi. Varjola seuraa terveysviranomaisten suosituksia, ohjeita ja määräyksiä. Seuraamme jatkuvasti terveysviranomaisten suosituksia ja päivitämme toimintatapojamme niiden mukaisesti. Olemme erityisen valppaana ja noudatamme tarkasti turvallisuusohjeita kanssa, varmistaaksemme asiakkaidemme ja henkilökuntamme terveyden. Tilamme ja palvelumme ovat turvallisia vieraillemme, sillä noudatamme tarkasti viranomaisten asettamia ohjeita ja määräyksiä. Mikäli ilmenisi tilanne, jossa meidän on syytä epäillä asiakkaamme tai työntekijämme sairastuneen koronavirukseen (COVID-19), seuraamme terveysviranomaisilta saatavia ohjeita.

Toimintatapoja infektioriskin minimoimiseksi
Työntekijöitä on ohjeistettu toimimaan asianmukaisesti vallitsevassa tilanteessa ja toimimaan turvallisesti välttyäkseen tartunnalta
Pidättäydymme kättelystä ja vältämme tilanteita, joissa voi altistua ihmisten aivastelulle, yskinnälle tai vastaavalle
Olemme lisänneet desinfektiohuuhteiden ja desinfioivien sumutteiden käyttöä
Kehotamme työntekijöitämme ja asiakkaitamme erityisen huolelliseen käsihygieniaan